وظيفة مساعد إداري في مجموعة ماجد الفطيم Majid Al Futtaim Administrative Assistant Job

الوصف الوظيفي

المساعد الإداري مسؤول عن إدارة الجداول الزمنية والاتصالات الخاصة بالمديرين التنفيذيين الرئيسيين للشركة. تشمل واجباتهم تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني وإدارة التقويمات وجمع المستندات للتحضير للاجتماعات الرئيسية وتنسيق ترتيبات السفر.

مسؤوليات الوظيفة

• تقديم المساعدة الإدارية، مثل كتابة وتحرير رسائل البريد الإلكتروني، وصياغة المذكرات، وإعداد الاتصالات نيابة عن السلطة التنفيذية
• الاحتفاظ بسجلات شاملة ودقيقة وأداء الواجبات المحاسبية البسيطة
• تنظيم الاجتماعات، بما في ذلك جدولتها وإرسال التذكيرات وتنظيم تقديم الطعام عند الضرورة
• الرد على المكالمات الهاتفية بطريقة مهذبة ومهنية
• الترحيب بالزائرين وتحديد الغرض من زيارتهم قبل توجيههم إلى الأقسام المختصة
• إدارة تقويم المدير التنفيذي، بما في ذلك تحديد المواعيد وتحديد أولويات الأمور الأكثر حساسية
• تنسيق ترتيبات السفر والأحداث
• إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية وغيرها من المستندات.

متطلبات الوظيفة

• الحد الأدنى من الخبرة 1-3 سنوات في دور مماثل.
• إدارة ترتيبات السفر وإعداد تقارير النفقات.
• إعداد ومتابعة الاجتماعات والتأكد من تحقيق الأهداف التنفيذية.
• دعم أداة إدارة الاتصال القانوني.
• تنسيق اجتماعات منتظمة مع عملاء الحلول العالمية.
• دعم خطة مشاركة العملاء، على سبيل المثال، جدولة الاجتماعات، وتسجيل ملاحظات الاجتماع، وتعميم الإجراءات.

عن الشركة

• في ماجد الفطيم، لدينا مهمة تتمثل في خلق لحظات رائعة، ونشر السعادة، وبناء تجارب تبقى في ذاكرتنا مدى الحياة. نحن فخورون بأن نقول أنه على مدى السنوات الـ 27 الماضية، قمنا ببناء سمعة طيبة كشركة رائدة في السوق الإقليمية فيما نقوم به. انضم إلينا!
• العمل من أي دولة في العالم لمدة 30 يومًا في السنة.
• العمل في بيئة ودية، حيث يشارك الجميع المشاعر الإيجابية والحماس بشأن مستقبلنا.
• اعمل مع أكثر من 50000 زميل متنوع وموهوب، جميعهم يسترشدون بنموذج القيادة الخاص بنا.