المسمى الوظيفي:

• الترحيب بالضيوف والترحيب بهم بمجرد وصولهم إلى المكتب
• توجيه الزوار إلى الشخص والمكتب المناسبين
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفحصها وإعادة توجيهها
• التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وحسنة المظهر، وتحتوي على جميع القرطاسية والمواد اللازمة (مثل الأقلام والنماذج والكتيبات)
• تقديم المعلومات الأساسية والدقيقة شخصيًا وعبر الهاتف / البريد الإلكتروني
• تلقي وفرز وتوزيع البريد / التسليمات اليومية
• الحفاظ على أمن المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال (سجل المراقبة، وإصدار شارات الزائرين)
• اطلب لوازم المكتب الأمامي واحتفظ بالمخزون
• تحديث التقويمات وجدولة الاجتماعات
• ترتيب السفر والإقامة، وإعداد القسائم
• الاحتفاظ بسجلات محدثة للنفقات والتكاليف المكتبية
• أداء واجبات موظف الاستقبال الكتابية الأخرى مثل حفظ الملفات والنسخ والنسخ وإرسال الفاكس

متطلبات الوظيفة:

• خبرة عمل مثبتة كموظف استقبال أو ممثل مكتب أمامي أو دور مماثل
• الكفاءة في مجموعة مايكروسوفت أوفيس
• خبرة عملية في استخدام المعدات المكتبية (مثل أجهزة الفاكس والطابعات)
• الموقف والمظهر المهني
• مهارات الاتصال الكتابية والشفوية الصلبة
• القدرة على أن تكون واسع الحيلة واستباقيًا عند ظهور المشكلات
• مهارات تنظيمية ممتازة
• مهارات تعدد المهام وإدارة الوقت، مع القدرة على تحديد أولويات المهام
• موقف خدمة العملاء
• شهادة الثانوية العامة؛ تعتبر الشهادة الإضافية في إدارة المكاتب ميزة إضافية