وظيفة استقبال في شركة ارامكس مصر Aramex Egypt Reception Admin Job

دور أساسي:

تتمثل واجبات ومسؤوليات موظف الاستقبال في التأكد من أن مكتب الاستقبال يرحب بالضيوف بشكل إيجابي، وينفذ جميع المهام الإدارية وفقًا لأعلى معايير الجودة.

مسؤولية:

• الترحيب بالضيوف والترحيب بهم بمجرد وصولهم
• توجيه الزوار إلى الشخص والمكتب المناسبين
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفحصها وإعادة توجيهها "إذا لزم الأمر"
• تأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة ونظيفة وحسنة المظهر، وتحتوي على جميع الأدوات المكتبية والمواد اللازمة
• (مثل الأقلام والنماذج والكتيبات)
• تقديم المعلومات الأساسية والدقيقة شخصيًا وعبر الهاتف / البريد الإلكتروني
• ترتيب التصاريح المطلوبة لجميع الزوار والمقاولين
• تلقي وفرز وتوزيع البريد / التسليمات اليومية
• الحفاظ على أمن المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال (سجل المراقبة، وإصدار شارات الزائرين)
• اطلب لوازم المكتب الأمامي واحتفظ بالمخزون
• تحديث التقويمات وجدولة الاجتماعات
• ترتيب الرحلات والإقامة، وإعداد القسائم
• إدارة الطلبات اليومية لقاعات "الاجتماعات والتدريب".
• الاحتفاظ بسجلات محدثة للنفقات والتكاليف المكتبية "إذا لزم الأمر"
• أداء واجبات موظف الاستقبال الكتابية الأخرى مثل حفظ الملفات والتصوير والنسخ
• تسجيل الحضور اليومي لفريق المرافق
• اتبع مؤشرات الأداء الرئيسية لفريق المرافق وأرسل تقريرًا أسبوعيًا.

مؤهلات:

• ينبغي أن يكون شخصية ممتعة.
• خبرة عمل مثبتة كموظف استقبال أو ممثل مكتب أمامي أو دور مماثل.
• معرفة جيدة في Microsoft Office Suite.
• خبرة عملية في استخدام المعدات المكتبية (الطابعات).
• الموقف والمظهر المهني.
• مهارات الاتصال الكتابية والشفوية الصلبة.
• القدرة على أن تكون واسع الحيلة واستباقيًا عند ظهور المشكلات.
• مهارات تنظيمية جيدة.
• مهارات تعدد المهام وإدارة الوقت، مع القدرة على تحديد أولويات المهام.
• موقف خدمة العملاء.
• شهادة الثانوية.