تُعد هذه الوظيفة أساسية لتيسير سير العمل اليومي المتعلق بشؤون الطلاب في مكتب رئيس الجامعة. وتشمل مسؤوليات هذه الوظيفة تقديم الدعم الإداري لمدير شؤون الطلاب، بما في ذلك تخطيط وتنفيذ المشاريع والأنشطة الخاصة التي تندرج ضمن صلاحيات رئيس الجامعة، ورفع كفاءة سير العمل المكتبي. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات تنظيمية استثنائية، ودقة متناهية في التفاصيل، والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بمهنية عالية.

وصف الوظيفة:

• – تقديم الدعم المكتبي، بما في ذلك فرز طلبات الطلاب الأولية والتعامل معها، ومعالجة المشكلات والاستفسارات الإدارية، حسب الاقتضاء.
• – إعداد جدول الأعمال اليومي والأسبوعي والشهري لمتابعة سير العمل.
• – المساعدة في إعداد التقارير الشهرية. – حضور الاجتماعات، وتسجيل محاضرها وإعدادها وتوزيعها.
• – تنظيم ملفات العمل والمذكرات والمعلومات الخاصة بأنشطة واجتماعات شؤون الطلاب.
• – تقديم الدعم في إدارة المواعيد النهائية والجدول الزمني للأنشطة الجارية خلال الفصل الدراسي.
• – الرد على استفسارات البريد الإلكتروني العامة وتحديث التقويم بالمواعيد النهائية والأنشطة القادمة.
• – المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية ورسائل البريد الإلكتروني وغيرها من المراسلات الكتابية.
• – حفظ السجلات والملفات، وضمان تنظيمها وتأمينها.
• – التواصل المباشر والفعّال مع الطلاب وتدوين جميع استفساراتهم.
• – تفسير وتطبيق السياسات والإجراءات المتعلقة بالطلاب.
• – المساعدة الفعّالة في تحسين الكفاءة وتقديم الدعم للطلاب.
• – تنسيق التواصل ومتابعة الأنشطة.
• – المساعدة في المشاريع والفعاليات الخاصة؛ وتجميع البيانات والترتيبات اللازمة.
• – القيام بمهام إدارية أخرى لدعم العمليات العامة المتعلقة بشؤون الطلاب.

الكفاءات الأساسية:

• – مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي.
• – مهارات جيدة في إدارة الوقت والقدرة على القيام بمهام متعددة.
• – مهارات تنظيمية وشخصية وتواصلية ممتازة. –
• معرفة جيدة بممارسات وإجراءات العمل المكتبي العامة. –
• المساءلة .
• – التفكير الإبداعي والابتكاري.
• – الحفاظ على السرية.
• – الالتزام بالنزاهة والمهنية في العمل.