🎓 إدارة أكاديمية راقية: الجامعة البريطانية في مصر (BUE) تطلب (مساعد إداري) بالشروق

نداء للمتخصصات في الإدارة والسكرتارية! تعلن “الجامعة البريطانية في مصر” (BUE) المرموقة عن فتح باب التقديم لوظيفة “مساعد إداري” (Administrative Assistant) للعمل بمقر الجامعة في مدينة الشروق. هذا الدور يجعلكِ “اليد اليمنى” لعميد الكلية، والمحرك الأساسي لتنظيم العمليات الإدارية اليومية لضمان سير العمل الأكاديمي بسلاسة واحترافية.

المهام والمسؤوليات الوظيفية

• الدعم الإداري للعميد: تقديم دعم سكرتاري وإداري كامل لعميد الكلية وفريق العمل بالقسم.
• إدارة الجداول والمواعيد: الإدارة الفعالة لجدول الأعمال (Diary management)، وتنسيق كافة الاجتماعات والمواعيد، وتجهيز جدول الأنشطة الخاص بالعميد.
• إدارة المراسلات: مراجعة وتعديل المراسلات الخاصة بالعميد، التعامل مع البريد الوارد، تحديد الأولويات، وتجهيز الردود الروتينية.
• الأرشفة والتنسيق الداخلي: الحفاظ على أنظمة الأرشفة (الورقية والإلكترونية)، والتنسيق المستمر مع إدارات الجامعة الأخرى (مثل الموارد البشرية، المالية، والمشتريات).
• تنظيم الاجتماعات: المساعدة في تنظيم الاجتماعات الخاصة بالقسم، تقديم خدمات الضيافة، وكتابة المحاضر (Taking minutes) وتجهيز التقارير المطلوبة.
• إدارة البيانات والتشغيل: تحديث البيانات الخاصة بالكلية على الموقع الإلكتروني، والمسؤولية عن التشغيل السلس لـ “مركز الأبحاث” (Research center) التابع للكلية.
• واجهة التواصل: العمل كنقطة اتصال أولى (First contact point) للرد على الاستفسارات، ومراجعة دقة المستندات.

المؤهلات والشروط المطلوبة

• النوع: إناث فقط (Female).
• الخلفية الأكاديمية: الحصول على درجة البكالوريوس.
• الخبرة المهنية: خبرة تتراوح بين (1 إلى 4 سنوات) في وظائف السكرتارية أو الأعمال الإدارية. (يُفضل جداً من لديها خبرة سابقة في القطاع التعليمي الأكاديمي أو الشركات متعددة الجنسيات).
• المهارات التقنية: إجادة تامة لبرامج (Microsoft Office) لتجهيز التقارير والمراسلات.

زاوية إيجينكس (Egyincs) لتشريح الوظيفة

العمل كـ “مساعد إداري” لعميد كلية في جامعة بحجم الـ (BUE) يختلف تماماً عن السكرتارية في الشركات العادية. البيئة الأكاديمية تتطلب درجة عالية جداً من الرسمية (Formality)، الدقة في المخاطبات باللغة الإنجليزية، والقدرة على التعامل مع شخصيات أكاديمية رفيعة المستوى (أساتذة ودكاترة). الإعلان ذكر مهام إضافية قوية مثل (تحديث بيانات الموقع الإلكتروني وإدارة مركز الأبحاث)، مما يعني أن هذا الدور ليس مجرد “رد على الهواتف”، بل هو إدارة تشغيلية حقيقية تتطلب مهارات تعدد المهام (Multitasking) والتنظيم الشديد.

كبسولة إيجينكس لاجتياز المقابلة (Admin Assistant Hack)

المحاور في القطاع الأكاديمي يبحث عن “السرية، اللباقة، وكيفية ترتيب الأولويات وقت الضغط”.

سؤال متوقع: (أثناء غياب العميد في اجتماع هام خارج الجامعة، تلقيتِ إيميلاً عاجلاً من إدارة الموارد البشرية يطلب مستندات فورية، وفي نفس الوقت تواجد أستاذ جامعي في مكتبك غاضباً يطلب مقابلة العميد فوراً لمشكلة طارئة.. كيف سترتبين أولوياتك؟)

الإجابة القياسية: (في إدارة المكاتب الرفيعة، “اللباقة في تأجيل المهام” هي الأساس. أولاً: سأتعامل مع الأستاذ الجامعي المتواجد أمامي لامتصاص غضبه؛ سأستقبله بلباقة وأوضح له أن العميد في اجتماع خارجي، وسأقوم بتسجيل مشكلته بدقة لتلخيصها وعرضها على العميد فور عودته. ثانياً: سأقوم بالرد الفوري على إيميل الموارد البشرية (HR) لتأكيد الاستلام، وأبلغهم أنني أعمل على تجهيز المستندات وسأرسلها خلال وقت محدد (مثلاً نصف ساعة) لشراء بعض الوقت. ثالثاً: سأبدأ في تجهيز المستندات المطلوبة للـ HR وإرسالها. بهذه الطريقة، أكون قد احتويت الموقف المباشر، ولم أتجاهل المراسلات العاجلة).