وظيفة مراقب وثائق المشروع في العربي جروب Project Document Controller Job in Alex at Elaraby Group

المسمى الوظيفي

• حفظ الملفات والأوراق وفرزها إلكترونياً وورقياً، بما يتيح سهولة الوصول إلى هذه الأرشيفات.
• المشاركة في عملية فحص الملفات مع ممثلي الأقسام داخل الأرشيف لتسهيل الوصول إلى المستندات المطلوبة وإعادة ترتيب الملفات مرة أخرى.
• التخلص من بعض الأرشيفات التي انتهت صلاحيتها لتوفير مساحات تخزينية في الأرشيف.
• إعداد بيان بالمساحة الشاغرة لتحديد مدى استيعاب الأرشيف للملفات.
• إعداد دليل للأرشيف لتسهيل الوصول إلى الملفات المطلوبة.
• متابعة الملفات التي يتم تسليمها إلى المسؤولين أو الجهات التي تطلبها والتي لها حق الاطلاع عليها للتأكد من إرجاع الملفات إلى مكانها بعد انتهاء حاجتها.
• التنسيق مع المعنيين في أقسام الموارد البشرية لاستكمال المستندات التي يجب الاحتفاظ بها في الملفات للتأكد من اكتمال الملفات.
• الالتزام بالمحافظة على سرية الأوراق والملفات المحفوظة حسب طبيعتها لضمان سرية البيانات.

متطلبات العمل

• درجة البكالوريوس في المجال ذي الصلة.
• 1-2 سنوات من الخبرة في المجال ذي الصلة.
• - المعرفة بإجراءات ومعايير إدارة السجلات.
• مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية.
• القدرة على التعامل مع مهام متعددة وتحديد الأولويات.
• منظم للغاية، وتحليلي، ويهتم بالتفاصيل.
• يتقن برنامج MS Office.