الوصف الوظيفي

• الرد على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الضرورة
• ترتيب وتنسيق الاجتماعات، بما في ذلك جدولة وإعداد أجندات الاجتماعات وحجز غرف الاجتماعات وترتيب المعدات أو خدمات تقديم الطعام اللازمة. حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر وتوزيعها على الأطراف المعنية.
• إعداد وتحرير مختلف المستندات والتقارير والعروض التقديمية والمراسلات. قد يتضمن ذلك صياغة الرسائل والمذكرات وأجندات الاجتماعات ومحاضر الاجتماعات والمواد الأخرى حسب الحاجة.
• تنظيم وصيانة الملفات والسجلات والمستندات السرية. التأكد من سهولة الوصول إلى المعلومات وتأمينها بشكل مناسب. قد يتضمن ذلك استخدام أنظمة رقمية أو أنظمة ملفات مادية.
• حفظ وتحديث معلومات الاتصال الخاصة بالموظفين والعملاء والموردين والشركاء الخارجيين.
• التحقق بشكل متكرر من مستويات اللوازم المكتبية ووضع الطلبات المناسبة
• التعامل بكفاءة مع ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز أماكن الإقامة والنقل
• الحفاظ على السرية التامة للمعلومات الحساسة وممارسة التقدير والاحتراف عند التعامل مع المسائل السرية.
• التعامل مع المهام والمسؤوليات الإدارية المختلفة حسب الحاجة، وإظهار المرونة والقدرة على التكيف في بيئة سريعة الخطى.

متطلبات الوظيفة

• خبرة عمل مثبتة كسكرتيرة أو مساعدة إدارية
• المعرفة بتقنيات تنظيم وتحسين المكتب
• درجة عالية من القدرة على تعدد المهام وإدارة الوقت
• مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفوي
• النزاهة والاحتراف
• الكفاءة في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس
• درجة البكالوريوس