وظيفة مساعد اداري في جامعة النيل Administrative Assistant Job at Nile University

المسمى الوظيفي

متعدد المهام يتمتع بمهارات تواصل ممتازة وموقف متفائل. يجب أن يكون الموظف قادرًا على مساعدة المدير التنفيذي للمكتب وجميع أعضاء الفريق من خلال التعامل مع المهام المكتبية، وتقديم المساعدة المهذبة والمهنية عبر الهاتف والرسائل والبريد الإلكتروني، وإجراء الحجوزات أو ترتيبات السفر إذا لزم الأمر، ويكون حضوره مفيدًا وإيجابيًا بشكل عام. في مكان العمل. هو / هي ينفذ واجبات إدارية مثل حفظ الملفات والكتابة والنسخ والتجليد والمسح الضوئي وما إلى ذلك. يكمل المتطلبات التشغيلية عن طريق جدولة وتعيين المشاريع الإدارية وتسريع نتائج العمل

المسؤوليات الرئيسية

• ترتيب الاجتماعات والفعاليات الداخلية والخارجية
  التعامل مع المهام المكتبية، مثل حفظ الملفات وإنشاء التقارير والعروض التقديمية والإعداد للاجتماعات وإعادة طلب الإمدادات.
  توفير دعم الجدولة في الوقت الحقيقي عن طريق حجز المواعيد ومنع التعارضات.
  القيام بترتيبات السفر مثل حجز رحلات الطيران والسيارات وإجراء حجوزات الفنادق والمطاعم إذا لزم الأمر.
  فحص المكالمات الهاتفية وتوجيه المتصلين إلى الطرف المناسب.
  استخدام أجهزة الكمبيوتر لإنشاء التقارير وتسجيل محاضر الاجتماعات وإنشاء العروض التقديمية وإجراء الأبحاث.
  حافظ على التواصل المهذب والمهني عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والرسائل

متطلبات العمل

التعليم والمعرفة المهنية والخبرة

شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو المجال ذي الصلة.

• خبرة إدارية سابقة ويفضل أن تكون من 3 إلى 5 سنوات.
  
• إظهار المصداقية والجدارة بالثقة في العمل ضمن فريق.
  
• الرغبة في أن تكون استباقيًا وأن تخلق تجربة إيجابية لأعضاء الفريق

• مهارات اللغة:
•  إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية (كتابة وتحدثا).

مهارات الحاسوب:

• إجادة استخدام تطبيقات الكمبيوتر وخاصة Microsoft Office
  الاهتمام بالتفاصيل والاهتمام الشديد لتجنب الأخطاء