نظرة عامة على الوظيفة:

مسؤول الاستقبال هو نقطة الاتصال الأولى للزوار والموظفين، وهو مسؤول عن إدارة عمليات الاستقبال بكفاءة. يشمل هذا الدور مهام الاستقبال، والدعم الإداري، وضمان بيئة عمل مريحة ومهنية.

المسؤوليات الرئيسية:

 الاستقبال وخدمة العملاء

• استقبال وترحيب بالزوار بطريقة احترافية وودية.
• الرد على المكالمات الهاتفية وفحصها وتوجيهها إلى الأقسام المعنية.
• الرد على الاستفسارات عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا وتقديم المعلومات اللازمة.

الدعم الإداري

• الحفاظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومنظمة ومرتبة.
• إدارة البريد الوارد والصادر والطرود والتسليمات.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وقاعات المؤتمرات.
• المساعدة في المهام الإدارية مثل إدخال البيانات، والتسجيل، وإعداد المستندات.

تنسيق المكاتب

• الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية ووضع الطلبات حسب الحاجة.
• التنسيق مع البائعين وإدارة المباني ومقدمي الخدمات.
• المساعدة في تنظيم فعاليات الشركة والأنشطة الداخلية.

الأمن والامتثال

• مراقبة والتحكم في وصول الزوار، وضمان بروتوكولات تسجيل الوصول والأمن المناسبة.
• الحفاظ على السجلات والبيانات الخاصة بالزوار والتسليمات واستخدام معدات المكتب.
• دعم الموارد البشرية والإدارة في إنفاذ السياسات المتعلقة بعمليات مكتب الاستقبال.

المؤهلات والمهارات:

• خبرة مثبتة كمسؤول مكتب الاستقبال أو موظف استقبال أو دور مماثل.
• مهارات ممتازة في التواصل اللفظي والكتابي.
• قدرات تنظيمية قوية ومهارات متعددة المهام.
• الكفاءة في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، أوت لوك) وبرامج إدارة المكاتب.
• المظهر الاحترافي والموقف الموجه نحو العملاء.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.

التعليم والخبرة:

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (يفضل درجة البكالوريوس).
• 1-3 سنوات من الخبرة في دور إداري أو مكتب استقبال.