الوصف الوظيفي

• توفير خدمة دعم إدارية وكتابية كاملة لعميد الكلية والموظفين داخل القسم.
• الحفاظ على إدارة فعالة لليوميات، بما في ذلك تنسيق جميع الاجتماعات والمواعيد وتوفير جدول للأنشطة والإحاطات لعميد الكلية
• مراجعة وتعديل المواد/المراسلات لعميد الكلية وتنسيق الردود؛ اتخاذ الإجراءات بشأن البريد الوارد حسب الحاجة أي الأولويات وتوقع الإجراءات المطلوبة وإعداد الردود الروتينية.
• الحفاظ على أنظمة الأرشفة المكتبية (يدوية وإلكترونية). والتنسيق مع أقسام BUE الأخرى (مثل المالية والموارد البشرية والمشتريات وما إلى ذلك) إذا لزم الأمر.
• إعداد وإنتاج الوثائق الفنية والتقارير والمراسلات استجابة لطلبات معينة.
• إعداد التقارير المنتظمة وجمع البيانات وتلخيصها لإبقاء المديرين على اطلاع دائم بحالة القسم والحاجة إلى الإجراءات ذات الصلة.
• إعداد ونسخ وتوزيع المستندات والأوراق والمراسلات حسب الحاجة.
  العمل كنقطة اتصال أولى للتعامل مع الاستفسارات/التوضيحات، والحفاظ على قواعد البيانات والدعم في مراجعة المستندات والتحقق من دقتها.
• المساعدة في التنظيم والضيافة والخدمة الإدارية وتدوين محاضر اجتماعات الأقسام وإعداد التقارير حسب الحاجة.
• القيام بمهام مختلفة حسب تكليف عميد الكلية.
• تحديث البيانات على موقع الكلية.
• المسؤول عن التشغيل السلس لمركز الأبحاث

متطلبات الوظيفة

المؤهلات التعليمية: درجة البكالوريوس

الخبرة: 1 إلى 4 سنوات من الخبرة في وظيفة إدارية أو سكرتارية، ويفضل أن تكون في قطاع التعليم و/أو شركة متعددة الجنسيات

المهارات الفنية: MS Office.