تعلن إحدى المؤسسات الرائدة في المجال التعليمي عن فتح باب التقديم لـ برنامج تدريب مساعد إداري (Administrative Assistant Intern) لتنظيم العمليات اليومية وتسهيل التواصل بين الفرق باستخدام الأدوات الرقمية الحديثة وتقنيات الذكاء الاصطناعي.

تُعد هذه الفرصة ممتازة لحديثي التخرج الراغبين في بناء خبرة عملية شاملة في إدارة العمليات، والدعم التنفيذي، وإدارة الخدمات اللوجستية في بيئة عمل ديناميكية.

🎯 المهام والمسؤوليات الرئيسية

• متابعة المهام والمشاريع: تتبع مهام ومشاريع الفرق والجداول الزمنية المختلفة لضمان سير العمل بسلاسة وبدون تأخير.
• تجميع التقارير وإعدادها: المساعدة في جمع وتنظيم التقارير الصادرة من مختلف الإدارات بالشركة وإعدادها بشكل منظم.
• دعم التواصل وتطوير سير العمل: تسهيل التواصل اليومي بين فرق العمل والمساهمة في ابتكار حلول لتحسين مسارات العمل (Workflows).
• توظيف أدوات الذكاء الاصطناعي: استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي (AI Tools) لأتمتة المهام الروتينية وتحسين إدارة الوقت والإنتاجية.
• التنسيق اللوجستي والتنفيذي: العمل كنقطة تواصل لمتابعة متطلبات بيئة ومقر العمل، بالإضافة إلى دعم الإدارة التنفيذية في الترتيبات والمهام اللوجستية الخاصة والمعاملات الخارجية عند الحاجة.

📋 الشروط والمؤهلات المطلوبة

• المؤهل الدراسي: حاصل على شهادة البكالوريوس (Bachelor’s degree).
• المهارات اللغوية: مستوى ممتاز في اللغة الإنجليزية (تحدثاً وكتابةً).
• المهارات التقنية:
  • إجادة استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس (MS Office) وأدوات Google Workspace.
  • شغف وقدرة سريعة على تعلم واستخدام الأدوات البرمجية الحديثة وتطبيقات الذكاء الاصطناعي.
• مرونة العمل: مرونة عالية وقابلية للعمل في ساعات عمل متغيرة وفق متطلبات العمل (بما في ذلك الساعات الإضافية أو عطلات نهاية الأسبوع عند الحاجة).
• السمات الشخصية: التكيف مع شخصيات وأنماط العمل المختلفة، امتلاك مهارات تنظيم وإدارة وقت عالية، والتفكير التحليلي وحل المشكلات.

💡 نصائح مهنية للقبول

العمل في الدعم الإداري المبتكر يتطلب إظهار القدرة على تنظيم بيئة العمل وتوظيف التكنولوجيا الحديثة:

1. أبرز استخدامك لأدوات الذكاء الاصطناعي وتطبيقات Google Workspace: الإعلان يشدد على أتمتة المهام اليومية؛ سلط الضوء في سيرتك الذاتية والمقابلة على معرفتك بأدوات الذكاء الاصطناعي (مثل ChatGPT وأدوات الأتمتة) وكيفية استخدامك لها في تنظيم المهام والوقت.
2. أظهر المرونة وحسن التصرف: العمل التنفيذي والإداري يقتضي التعامل مع أولويات متغيرة؛ اذكر تجارب سابقة أظهرت فيها قدرتك على إدارة الوقت والتكيف مع ظروف العمل المختلفة بهدوء وفعالية.
3. ركز على مهارات التواصل الشفهي والكتابي بالإنجليزية: التنسيق بين الإدارات المتعددة والدعم التنفيذي يتطلب شخصية ذات مهارات تواصل قوية باللغة الإنجليزية ولباقة عالية في نقل المعلومات.