الوصف الوظيفي

• مساعدة مشرف الخدمة في إدارة التشغيل اليومي لوظائف خدمة الورشة والميدان.
• التأكد من أن عملية التوثيق تتم بشكل متسق لكل وظيفة مفتوحة في النظام.
• طباعة وتسجيل وإرسال فواتير قسم الخدمة بالبريد إلى العملاء.
• إدارة وظائف الضمان الخاصة بشركة مانتراك وفقًا لسياسة الشركة ودليل ضمان كاتربيلر.
• إدارة جميع الوظائف الشهرية للعقود وإدارة المركبات والساعات غير القابلة للدفع وما إلى ذلك.
• طلب وضمان توفر جميع القرطاسية/النماذج المطلوبة لقسم الخدمة. (طلب جميع القرطاسية)

الواجبات والمسؤوليات الرئيسية

إدارة مكتب الخدمة. سيكون الأداء وفقًا للمعايير عندما:
يتم إجراء جميع الإدارة وفقًا لإجراءات قسم الخدمة - الإدارة.
استخدام DBS لتمكين معالجة جميع وظائف الورشة والخدمة الميدانية بشكل فعال.
يتم إجراء إعداد وظائف الورشة والخدمة الميدانية بطريقة فعالة
التحقق من تفاصيل الوظيفة أثناء التقدم وقبل الإغلاق للتأكد من تضمين جميع العمالة والنفقات والأميال والمتفرقات والمشتريات الخارجية.
إنشاء تقارير العمل قيد التنفيذ من DBS لمراقبة العمل قيد التنفيذ والاتصال بمدير خدمة المنطقة / مدير مركز تكلفة الخدمة.
إنشاء فاتورة أولية للتأكد من صحة التفاصيل، وإدراج جميع التكاليف ذات الصلة والإشارة إلى رموز مركز التكلفة عند الضرورة. يجب توجيه أي تناقضات/استفسارات إلى مدير خدمة المنطقة / مدير مركز تكلفة الخدمة.
إغلاق جميع الوظائف وإنشاء فاتورة Performa للحصول على إذن من مدير خدمة المنطقة / مدير مركز تكلفة الخدمة / مشرف مركز تكلفة الخدمة.
إنشاء الفاتورة النهائية بناءً على تفويض من مدير خدمة المنطقة / مدير مركز تكلفة الخدمة / مشرف مركز تكلفة الخدمة.
حفظ نسخ الفواتير وتسجيل الفواتير الأصلية قبل إرسالها إلى العملاء.
إعداد وتنفيذ مذكرات الائتمان، فقط بناءً على تفويض من قسم الائتمان من خلال PSSR.

2. تقديم الخدمة. يكون الأداء وفقًا للمعيار عندما:

يتم إدارة التقديم وفقًا لإجراءات الخدمة.

3. مركبات قسم الخدمة. يكون الأداء على المستوى المطلوب عندما:

يتم إدارة المركبات وفقًا لإجراءات الخدمة.

مراجعة الوظائف الشهرية لكل مركبة على حدة.

مراقبة النفقات مقابل الميزانية شهريًا وإبلاغ مدير خدمة الإقليم / مدير مركز تكلفة الخدمة كل شهر بالحالة الحالية.

4. الحفاظ على قائمة موظفي قسم الخدمة. سيكون الأداء على المستوى المطلوب عندما:

يتم الاحتفاظ بسجل لإجازات قسم الخدمة والإجازات المرضية والغياب اليومي والعمل الإضافي باستخدام DBS.

قم بإرسال المعلومات المذكورة أعلاه إلى قسم الأجور قبل إعداد كشوف المرتبات

5. إدارة تقارير SIMS. سيكون الأداء على المستوى المطلوب عندما:

التأكد من إدارة SIMS وفقًا لإجراءات الخدمة.
يتم تسجيل معلومات SIMS من تقرير الخدمة على DBS.

6. إدارة الضمان لقسم الخدمة. سيكون الأداء على المستوى المطلوب عندما:

التأكد من إدارة وظائف الضمان وفقًا لإجراءات الخدمة.
التواصل مع مديري مركز تكلفة الخدمة للمساعدة في استكمال إجراءات أمر عمل الضمان.

7. إنشاء معلومات الإدارة. سيكون الأداء على مستوى المعايير عندما:

إنتاج تقارير معلومات الإدارة المطلوبة لمدير خدمة المنطقة / مدير مركز تكلفة الخدمة / مشرف الخدمة.
مساعدة مدير خدمة المنطقة / مدير مركز تكلفة الخدمة / مشرف الخدمة في إدارة المشاريع الحرجة ومؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بها.
مساعدة مدير خدمة المنطقة / مدير مركز تكلفة الخدمة / مشرف الخدمة في تحصيل الديون.

8. إدارة برامج تحسين المنتج (PIP). سيكون الأداء على مستوى المعايير عندما:

التأكد من إدارة برامج تحسين المنتج وفقًا لإجراءات الخدمة.
إصدار القائمة الحالية لبرامج تحسين المنتج المعلقة إلى مدير خدمة المنطقة / مدير مركز تكلفة الخدمة / مشرف الخدمة.
تشيس مدير خدمة المنطقة / مدير مركز تكلفة الخدمة / مشرف الخدمة لبرامج تحسين المنتج المعلقة

9. التأكد من استخدام إجراءات إدارة الخدمة. سيكون الأداء على مستوى المعايير عندما:

يجب استخدام إجراءات قسم الخدمة في جميع الأوقات.
يجب تنسيق أي توصيات بالتغييرات من خلال مسؤول الخدمة مع التوصيات المرسلة إلى مدير تطوير الخدمة.
التأكد من تحقيق أهداف تقييم إدارة الخدمة.

10. التواصل مع مدير خدمة المنطقة / مدير مركز تكلفة الخدمة في جميع الأوقات والقيام بأي عمل إضافي يتم تعيينه خارج النطاق المذكور أعلاه.

متطلبات الوظيفة

• درجة البكالوريوس في التجارة.
• فهم مستوى الدرجة في الإدارة والممارسات المالية والتجارية، ويفضل
• مستوى عالٍ من تكنولوجيا المعلومات والحوسبة الشخصية والكفاءة في MS Office.
• خبرة العمل في مكتب إدارة مزدحم.
• إكمال مشروع السنة النهائية بنجاح في موضوع ذي صلة.
• العمل وفقًا لاحتياجات العمل.
• الالتزام بالمواعيد والعمل بروح المبادرة.
• مستوى جيد من التحدث والكتابة باللغتين الإنجليزية والعربية.
• حسن التصرف ومستوى عالٍ من الصدق والتكتم.