وظيفة مدير مكتب في شركة دانون Office Administrator at Danone

تبحث شركة دانون عن مدير مكتب ديناميكي مقره في القاهرة، مصر، ليكون مسؤولاً عن مسؤوليات إدارة الموارد البشرية لفريق مصر، وتنسيق عمليات المكتب الرئيسي لـ SN، وتغطية واجبات موظف الاستقبال.

أهداف الدور المسؤوليات الرئيسية:

• إن كونك حارس بوابة المكتب الرئيسي يعني أن المرشح المختار سيحتاج إلى الالتزام بالحضور اليومي الجميل من الساعة 9 صباحًا حتى 6 مساءً في مكتب الاستقبال بالمكتب.

• تقديم تقرير حضور شهري للمكتب لضمان التزام الموظفين بالحضور الأسبوعي للمكتب وفقًا لسياسة العمل الهجين.

• إدارة أوامر شراء المكتب الرئيسي لجميع المستلزمات والأحداث والمسؤوليات ذات الصلة.

• ترتيب الشراء الفعال من حيث التكلفة للمعدات المكتبية والقرطاسية والمواد الاستهلاكية وما إلى ذلك، وفقًا لمتطلبات الفريق والتأكد من توزيعها في الوقت المناسب.

• حجز أماكن لأحداث الفريق/الأعمال الرئيسية.

• الحفاظ على علاقة عمل جيدة مع الموردين لضمان التزامهم طويل الأمد بمنح الشركة أفضل أسعار الشركات.

• الترتيب لخدمات الأمن وخدمات تنظيف المكاتب.

• القيام بالطباعة وإدارتها وكذلك طلب القرطاسية المكتبية المختلفة.

• إدارة والتعامل مع البريد التجاري، سواء الواردة أو الصادرة.

• تعامل مع المعلومات و/أو الوثائق الحساسة و/أو السرية مع التقدير المناسب ومراعاة الأمن المادي للأوراق والملفات الإلكترونية المرتبطة بها.

• إدارة أرشفة مستندات المكتب/الإدارة القديمة والتأكد من الأرشفة.

• الرد على المكالمات الواردة بطريقة احترافية في جميع الأوقات؛ تلقي المكالمات الواردة وتوجيهها بشكل صحيح وتلقي الرسائل الدقيقة وتوزيعها لضمان سلاسة العمليات داخليًا وخارجيًا.

• الترحيب بالزوار وتحديد طبيعة زيارتهم؛ إصدار تصاريح مرور الزوار والاحتفاظ بسجلات الزوار؛ تنبيه الطرف المناسب بوصول الزائر أو توجيه الزوار إلى المكتب أو القسم أو الموظف المناسب.

• الدعم في ترتيبات السفر عند الحاجة للفريق أو الزوار الخارجيين.

• الرد على الاستفسارات الروتينية من مصادر داخلية أو خارجية، على سبيل المثال، حول موقع المنظمة أو ساعات العمل أو أرقام الهواتف أو عنوان البريد الإلكتروني.

• الاحتفاظ بسجلات الوصول إلى المكاتب والمباني ومواقف السيارات وتحديثها وتسليط الضوء بشكل استباقي على أي نقص مع المراقبة عن كثب، خاصة في أماكن وقوف السيارات، لتجنب الإفراط في الإنفاق.

• جولات روتينية للمكاتب للكشف بشكل استباقي عن أي مشاكل قد تحدث للبنية التحتية للمكاتب (الأثاث، الجدران، السقف، غرف الاجتماعات، إلخ).

لتعليم والخبرة المهنية:

• يجيد اللغتين العربية والإنجليزية: كتابة وتحدثا.

• درجة البكالوريوس.

• 0-5 سنوات من الخبرة في منصب مسؤول/إدارة مكتب، بشكل مثالي في بيئة دولية.

• سجل حافل في التعامل مع المهام الإدارية.

مهارات التعامل مع الآخرين:

• معرفة متوسطة ببرامج Microsoft PowerPoint وWord وExcel.

• الانضباط الذاتي مع عقلية النمو القوي.

• يأخذ زمام المبادرة لتقديم الدعم للموظفين.

• يطرح أسئلة لتحديد الاحتياجات والأولويات.

• يعمل بجد لتقديم خدمة فعالة وفعالة للآخرين.

• القدرة على الحكم على الأولوية النسبية للمهام أو المعلومات المختلفة.

• يحافظ بنشاط على علاقات عمل فعالة.

• مباشر وحازم وواثق في التواصل مع الآخرين.

• يبقى هادئًا عند التعامل مع مجموعة من المطالب.

• السرعة والدقة والاهتمام بالتفاصيل.

• درجة عالية من التنظيم.