يتمتع مدير العمليات التجارية المساعد بمهارات إدارية قوية وقدرة على التعامل مع أولويات متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة مع الحد الأدنى من الإشراف. مهارات الاتصال والتنظيم الممتازة ضرورية، والتأثير بدون سلطة، وكفاءات العرض مطلوبة.

مهارات اساسيه:

• الجودة (دقيقة، دقيقة، شاملة، كاملة، الاهتمام بالتفاصيل)؛
• حسن التوقيت (الوفاء بالمواعيد النهائية، والتعامل بشكل عام مع الواجبات بطريقة فعالة وفي الوقت المناسب)؛
• المساعدة / الموقف الإيجابي / الدبلوماسية؛
• التنظيم (مساحة عمل وملفات إلكترونية مرتبة وفعالة)؛
• تعدد المهام (تحديد الأولويات والتوفيق بين المهام المختلفة بفعالية)؛
• الحضور والالتزام بالمواعيد.

المسؤوليات / الواجبات:

التقارير والاتصالات

• معالجة النصوص لجميع المستندات والتقارير؛
• مساعدة أخصائي الاتصالات والتعلم من خلال توفير الدعم اللوجستي للنشرات الإعلامية الداخلية والإحاطات وأنشطة الاتصالات وغيرها من أحداث الترويج للمشروع؛
• مساعدة قائد الفريق والمديرين وأعضاء فريق البرنامج الآخرين في المراسلات وتسجيل البريد وحفظه؛
• تنسيق وتصميم وإعداد العروض التقديمية الموجهة للأعمال والتقنية بالتعاون مع قادة الفريق و/أو أصحاب المصلحة المتعددين؛
• الاحتفاظ بجميع التقارير المقدمة بشكل منهجي في صيغ إلكترونية.

التنسيق واللوجستيات

• ضمان تنسيق جميع الأنشطة الإدارية للمشروع بشكل فعال.
• تنسيق فعاليات ورشة العمل/التدريب كما هو مطلوب، بما في ذلك الاتصال بالفندق، وتأكيد المشاركين، والدعوات، وترتيبات السفر، واللوازم والمواد، واستئجار المعدات وتوفير دعم نقطة الاتصال للمشاركين في الأحداث؛
• تنسيق وتقديم الدعم اللوجستي لأنشطة المشروع، بما في ذلك ترتيبات السفر والتأشيرات والزيارات الميدانية.
• تقديم الدعم الإداري لأعضاء الفريق
• مراجعة عقود الموردين وعقودهم لمعرفة الشروط والأحكام.

الجدولة والاجتماعات

• تنسيق ترتيبات الاجتماعات، بما في ذلك إبلاغ أعضاء الفريق وحجز غرف الاجتماعات والحفاظ على تحديث تقاويم الإدارة/الموظفين.
• تتبع خطط سفر الموظفين وإجازاتهم وسجلاتهم لضمان إبقاء جميع الموظفين على اطلاع بموقع الفريق ومدى توفره.
• دعم مع الجداول الزمنية.