وظيفة أخصائي شؤون الموظفين في مجموعة طلعت مصطفي Talaat Moustafa Group Personnel Specialist Job

نظرة عامة: نبحث عن أخصائي شخصي منظم ودقيق لإدارة حضور وانصراف الموظفين، بالإضافة إلى المساعدة في جميع إجراءات توثيق التوظيف. سيلعب المرشح المثالي دورًا حاسمًا في ضمان سلاسة عملية انضمام الموظفين، ودقة تسجيل الوقت، والامتثال لسياسات الشركة. يتطلب هذا المنصب مهارات تواصل ممتازة، واحترافية عالية، وقدرة قوية على إنجاز مهام متعددة.

المسؤوليات الرئيسية:

إدارة حضور الموظفين:

• الإشراف على التتبع الدقيق لحضور الموظفين، بما في ذلك أوقات الدخول والخروج، والاستراحات، وتغييرات الورديات.
• التأكد من تحديث جميع سجلات الحضور وتوافقها مع سياسات الشركة.
• إعداد ومراجعة تقارير الحضور اليومية/الأسبوعية/الشهرية للإدارة.
• التحقيق في أي اختلافات في سجلات الحضور، ومتابعة الموظفين عند الحاجة.
• التنسيق مع قسم الموارد البشرية لمعالجة أي مشاكل أو استفسارات تتعلق بالحضور.

وثائق التوظيف والتأهيل:

• المساعدة في إعداد ومعالجة وثائق التوظيف للموظفين الجدد، بما في ذلك العقود، واتفاقيات عدم الإفصاح، ونماذج المزايا، وغيرها.
• التأكد من استكمال جميع الوثائق المطلوبة بدقة وحفظها بشكل آمن.
• الاحتفاظ بملفات منظمة لجميع وثائق توظيف الموظفين، مع ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية.
• التنسيق مع قسم الموارد البشرية والأقسام الأخرى لضمان سلاسة عملية التأهيل.

التواصل والتنسيق:

• العمل كحلقة وصل بين الموظفين وقسم الموارد البشرية لمعالجة الاستفسارات أو المخاوف المتعلقة بالحضور.
• إبلاغ الموظفين بسياسات وتوقعات الحضور بوضوح واحترافية.
• تقديم الدعم للموظفين في حال وجود أي استفسارات حول تتبع الوقت أو سجلات حضورهم.

الامتثال وحفظ السجلات:

• التأكد من أن جميع وثائق تتبع الحضور والتأهيل تتوافق مع المتطلبات القانونية ومعايير الشركة.
• البقاء على اطلاع دائم بقوانين ولوائح العمل ذات الصلة بحضور الموظفين وممارسات التوظيف.
• المساعدة في التحضير لعمليات التدقيق الداخلية والخارجية المتعلقة بحضور الموظفين وتوثيقهم.

دعم إداري إضافي:

القيام بمهام إدارية أخرى حسب الحاجة، مثل تنظيم الاجتماعات، وإدارة جداول عمل الموظفين، والمساعدة في المشاريع المتعلقة بالموارد البشرية.

متطلبات الوظيفة:

• خبرة مثبتة في دور مماثل، ويفضل في مجال الموارد البشرية، أو الإدارة، أو الرواتب.
• فهم متعمق لأنظمة تتبع الحضور والانصراف وبروتوكولات حضور وانصراف الموظفين.
• خبرة في إجراءات التوظيف والتعامل مع وثائق الموظفين السرية.
• دقة عالية في التفاصيل ومهارات تنظيمية.
• مهارات تواصل وتفاعل شخصية قوية، مع القدرة على العمل بفعالية مع الموظفين والإدارة.
• يُعد إتقان استخدام حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، إلخ)، والإلمام ببرامج الموارد البشرية أو أنظمة تتبع الحضور والانصراف ميزة إضافية.