واجهة الرقي والاحترافية: شركة “روش” (Roche) للأدوية تطلب (أخصائي استقبال ودعم إداري) بالقاهرة

تعلن شركة “روش” (Roche) العالمية، الرائدة في ابتكار الحلول الطبية والرعاية الصحية، عن توفر فرصة مهنية مميزة بوظيفة “أخصائي استقبال ومساعد إداري للمكتب الأمامي” بنظام (عقد خارجي – Outsourced Contract) في القاهرة. إذا كنتِ تمتلكين اللباقة العالية، المظهر المهني، والقدرة على إدارة العمليات الإدارية بدقة متناهية داخل بيئة عمل دولية، فهذه الفرصة هي بوابتك للتميز.

المهام والمسؤوليات الوظيفية

• إدارة واجهة الاستقبال: الحفاظ على حضور مهني مشرف في منطقة الاستقبال، وضمان عكس الصورة الراقية لشركة “روش” أمام الزوار والموظفين.
• خدمة العملاء والاتصالات: الرد الاحترافي على المكالمات الهاتفية، وتوجيه الزوار للإدارات المعنية بابتسامة ولباقة، وحل أي استفسارات أو شكاوى فوراً.
• إدارة المراسلات والشحن: الإشراف على البريد والطرود الواردة والصادرة، والتنسيق مع شركات الشحن لضمان التوصيل في المواعيد المحددة.
• دعم العمليات الإدارية: متابعة نظافة وتنظيم المكتب، إدارة بوفيه الشركة والأدوات المكتبية (Stationery)، والإشراف على الموردين الخارجيين لضمان جودة الخدمات.
• التعاقدات والمشتريات: متابعة تجديد العقود، إصدار أوامر الشراء (POs)، ومعالجة تقارير المصروفات الشهرية عبر نظام (Concur).
• رعاية الموظفين: تنسيق وإرسال الهدايا للموظفين في مناسباتهم الاجتماعية (زواج، مولود جديد، إلخ) وفقاً لسياسة الشركة، مما يعزز روح الفريق.
• تصاريح “الفطيم”: إدارة واستخراج التصاريح اللازمة للعمليات (نظراً لموقع الشركة الإداري).

المؤهلات والشروط المطلوبة

• الخلفية الأكاديمية: الحصول على درجة البكالوريوس (ويفضل في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة).
• الخبرة المهنية: يفضل وجود خبرة سابقة في أعمال السكرتارية أو الاستقبال (Front Office).
• اللغات والتقنية: إجادة تامة للغة الإنجليزية، واحترافية في استخدام تطبيقات جوجل (Google Docs & Sheets).
• المظهر والسمات: الالتزام بالمظهر المهني اللائق دائماً، وامتلاك مهارات تواصل استثنائية للتعامل مع الجميع (من الزوار إلى أفراد الأمن).
• مهارات الإدارة: القدرة على تعدد المهام (Multitasking)، الانتباه الشديد للتفاصيل، والقدرة على حل المشكلات بمرونة وهدوء.
• القيم المهنية: الالتزام التام بالسرية، الأمانة، والشفافية في كافة المعاملات الإدارية والمالية.

زاوية إيجينكس (Egyincs) لتشريح الوظيفة

موظف الاستقبال في شركة “روش” ليس مجرد شخص يرد على الهاتف؛ هو “مدير الانطباع الأول” لأكبر شركة تشخيص طبي في العالم. الميزة هنا أن الدور يتعدى الاستقبال ليشمل مهام (Office Manager) مصغرة؛ من إدارة موردين وتصاريح رسمية إلى إدارة نظام (Concur) المالي العالمي. طلب الشركة لشخص يجيد التعامل مع “أفراد الأمن وعمال البوفيه” باحترام يعكس ثقافة (Inclusion) القوية هناك. العمل في “روش” يمنحك ثباتاً انفعالياً ومهارات تنظيمية تجعل سيرتك الذاتية مطلوبة في كبرى الشركات “المالتينيشنال”.

كبسولة إيجينكس لاجتياز المقابلة (Front Office Pro Hack)

المحاور في “روش” سيختبر قدرتك على “المبادرة” و “التصرف الأخلاقي” في المواقف المحرجة.

سؤال متوقع: (أثناء انشغالك باستلام شحنة عاجلة جداً وتوقيع أوراقها، دخل زائر مهم جداً للشركة وفي نفس اللحظة رن جرس الهاتف بمكالمة دولية.. كيف سترتبين أولوياتك للحفاظ على صورة روش؟)

الإجابة القياسية: (السر هو “التواصل البصري والهدوء”. أولاً: سألقي التحية فوراً بابتسامة وهزّة رأس للزائر ليشعر بالترحيب الفوري. ثانياً: سأطلب من مندوب الشحن ثوانٍ بسيطة للرد على الهاتف ووضع المتصل على الانتظار (Put on hold) باحترافية. ثالثاً: سأنهي توقيع أوراق الشحن في لحظات، ثم أعتذر للزائر وأقوم بتوجيهه لمكانه الصحيح، ثم أعود للمكالمة الدولية. هكذا أكون قد لبيت احتياجات الجميع في أقل من دقيقة دون إشعار أي طرف بالإهمال، وهو ما يعكس كفاءة إدارة المكتب الأمامي).