الغرض من الدور:

المنصب مسؤول عن إدارة منطقة الاستقبال بالمكتب بشكل فعال من أجل خلق انطباع إيجابي عن صورة ماجد الفطيم مما يضمن معاملة جميع الزوار والعملاء بلطف والرد على جميع المكالمات الهاتفية بشكل احترافي وسريع. بالإضافة إلى ذلك، فهو مسؤول أيضًا عن تنظيم الاجتماعات والتعامل مع جدول غرف الاجتماعات بدقة وسرعة على أساس يومي.

تفاصيل الدور - المسؤوليات والمسؤوليات الرئيسية:

• معاملة الزوار القادمين إلى المكتب بلطف وإبلاغ الموظفين المعنيين بوصولهم على الفور.
• تزويد العملاء بمعلومات عامة إذا لزم الأمر عن MAF مثل ساعات العمل والأسماء / التعيينات / مواقع المديرين المعنيين وما إلى ذلك.
• الحضور والرد على المكالمات الهاتفية التي يتم إجراؤها للمكتب على الفور وإعادة توجيه المكالمات إلى الموظفين المعنيين.
• تسجيل جميع المكالمات الدولية الصادرة من خلال لوحة التبديل.
• تلقي الرسائل من المتصلين والتأكد من تمريرها إلى الموظفين المعنيين في الوقت المناسب.
• تأكد من أن غرف الاجتماعات مرتبة طوال اليوم من خلال الاتصال بمساعدي المكتب.
• تخصيص وحجز غرف الاجتماعات للموظفين عند الطلب.
• تلقي طلب من السكرتيرات لحجز غرفة الاجتماعات والرد بتأكيد رقم الغرفة.
• استلام وإرسال البريد السريع بطريقة فعالة.
• استلام وتسجيل المستندات والطرود الواردة في دفتر السجل والتأكد من تسليمها للموظفين المعنيين في الوقت المناسب.
• مسئول عن إرسال المستندات والطرود عن طريق البريد السريع.
• تنظيم البريد المرسل بالبريد والتأكد من الاحتفاظ بدفتر سجل لأغراض التسجيل.
• رسوم طلب فواتير الشحن الجوي بشكل منتظم.
• تأكد من ملء فواتير الشحن الجوي بدقة من قبل الموظفين قبل إرسالها عبر البريد السريع.
• ضمان الامتثال لمدونة قواعد السلوك الخاصة بـ MAFP SMBU وسياسات الأقسام وسياسات وإجراءات HC في جميع الأوقات.

الخصائص الشخصية والخلفية المطلوبة:

• الحد الأدنى من المؤهلات / التعليم
• الحد الأدنى من شهادة الثانوية العامة.
• الحد الأدنى من الخبرة: لا تقل عن 2 - 4 سنوات في التعامل مع منطقة الاستقبال المكتبية وأنشطة الإدارة العامة في منظمة مرموقة في دور مماثل.